Od 5 października 2026 roku w Hiszpanii zacznie obowiązywać nowy system elektronicznego dokumentu kontroli administracyjnej DeCA. Zmiana dotyczy przede wszystkim przewoźników wykonujących transport krajowy oraz kabotaż na terenie Hiszpanii.

Dla polskich firm transportowych najważniejsze jest jedno: nie każdy przejazd przez Hiszpanię oznacza konieczność posiadania DeCA. Nowe wymagania dotyczą konkretnych operacji transportowych.

Kogo dotyczy nowy obowiązek w Hiszpanii?

Hiszpańskie przepisy rozróżniają transport międzynarodowy, transport krajowy oraz kabotaż.

W praktyce wygląda to następująco:

• przewóz z Polski do Hiszpanii – sam fakt wykonania takiego transportu nie powoduje obowiązku posiadania DeCA;
• przejazd przez Hiszpanię w ramach transportu międzynarodowego – również nie oznacza automatycznie obowiązku stosowania DeCA;
• kabotaż na terenie Hiszpanii – tutaj przewoźnik musi przygotować dokument DeCA.

To właśnie trzeci przypadek ma największe znaczenie dla polskich firm, które po wykonaniu transportu międzynarodowego realizują dodatkowe przewozy na terenie Hiszpanii.

DeCA trzeba przygotować przed rozpoczęciem transportu

Nowy dokument nie powstanie dopiero podczas kontroli drogowej.

Przewoźnik musi przygotować DeCA przed rozpoczęciem danej usługi transportowej. System zapisuje również datę i godzinę utworzenia dokumentu oraz informacje o późniejszych zmianach.

Co ważne, hiszpańskie przepisy określają również format dokumentu. DeCA ma postać pliku PDF, którego rozmiar nie może przekraczać 5 MB. Dokument musi także zawierać kod QR. Kod prowadzi do indywidualnego adresu internetowego przypisanego do konkretnego DeCA.

Kierowca może mieć DeCA w telefonie

Kierowca nie musi wozić ze sobą wyłącznie papierowego dokumentu.

Przewoźnik może przekazać DeCA kierowcy w formie elektronicznej. Kierowca może więc przechowywać dokument na telefonie lub innym urządzeniu mobilnym.

Może również korzystać z wydruku papierowego.

W obu przypadkach dokument musi zawierać kod QR. Podczas kontroli kierowca powinien umożliwić służbom dostęp do dokumentu.

Co istotne, hiszpańskie przepisy przewidują również możliwość przedstawienia samego kodu QR. Po jego zeskanowaniu służby mogą uzyskać dostęp do właściwego dokumentu.

Co zawiera dokument DeCA?

DeCA musi zawierać informacje wymagane przez hiszpańskie przepisy dotyczące kontroli transportu.

Dokument identyfikuje między innymi przewóz, podmiot zlecający transport oraz przewoźnika, który faktycznie wykonuje usługę.

Hiszpańskie przepisy dopuszczają również wykorzystanie innych formatów dokumentów transportowych, pod warunkiem że zawierają wszystkie wymagane informacje. Dlatego przewoźnik korzystający z własnego systemu informatycznego powinien wcześniej sprawdzić, czy jego oprogramowanie pozwala wygenerować dokument zgodny z wymaganiami obowiązującymi w Hiszpanii.

Co zrobić, gdy dane w dokumencie się zmienią?

Podczas transportu może dojść do zmiany informacji znajdujących się w DeCA. W takiej sytuacji przewoźnik może zmodyfikować istniejący dokument. System powinien wtedy zachować wcześniejsze informacje i oznaczyć je jako nieaktualne.

Można również utworzyć nowy dokument PDF. W takim przypadku system nada mu nowy adres internetowy oraz nowy kod QR. Następnie przewoźnik musi przekazać kierowcy aktualną wersję dokumentu.

Przewoźnik musi przechowywać dokumenty

Nowe przepisy nakładają również obowiązek przechowywania dokumentów DeCA.

Zarówno podmiot zlecający transport, jak i przewoźnik wykonujący przewóz rzeczy muszą przechowywać elektroniczne dokumenty przez co najmniej rok.

Dzięki temu hiszpańskie służby będą mogły wykorzystać dokumenty również podczas późniejszych czynności kontrolnych.

Jest również rozwiązanie związane z eFTI

Hiszpańskie przepisy uwzględniają także unijny system elektronicznej informacji transportowej eFTI.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z rozwiązania zgodnego z rozporządzeniem UE 2020/1056 oraz odpowiednimi przepisami wykonawczymi, może spełnić wymagania dotyczące elektronicznego przekazywania informacji transportowych za pomocą takiego systemu.

W praktyce oznacza to, że firmy korzystające już z odpowiednich platform cyfrowych powinny sprawdzić, czy ich rozwiązanie spełnia wymagania hiszpańskich przepisów.

Co to oznacza dla polskiego kierowcy?

Najważniejsza informacja jest prosta: jeśli polski przewoźnik wykonuje wyłącznie transport międzynarodowy przez Hiszpanię, sam przejazd przez ten kraj nie oznacza obowiązku posiadania DeCA.

Sytuacja zmienia się natomiast wtedy, gdy firma wykonuje kabotaż na terenie Hiszpanii. W takim przypadku od 5 października 2026 roku przewoźnik musi przygotować elektroniczny dokument DeCA przed rozpoczęciem przewozu.

Kierowca powinien natomiast mieć dostęp do dokumentu w telefonie lub posiadać jego papierowy wydruk. W obu przypadkach trzeba zapewnić dostęp do kodu QR.

Dlatego firmy wykonujące kabotaż w Hiszpanii powinny już teraz sprawdzić swoje systemy informatyczne i sposób przekazywania dokumentów kierowcom.

Źródło: BOE, fot. poglądowa