Uczestnikami przewozu są przedsiębiorstwa uczestniczące w transporcie towarów niebezpiecznych, którzy pełnią następujące role: działają jako nadawcy, przewoźnicy, a także angażują się w czynności takie jak pakowanie, napełnianie, załadunek i rozładunek materiałów niebezpiecznych.

Co do zasady, złożenie sprawozdania jest wymagane, gdy przewóz dotyczył towarów niebezpiecznych przewożonych w ilościach w stosunku do których konieczne było oznakowanie pojazdu tablicami barwy pomarańczowej. 

Sprawozdanie nie obejmuje towarów niebezpiecznych:
– których przewóz odbywał się w całości poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
– zawartych w próżnych nieoczyszczonych: opakowaniach, cysternach, kontenerach i pojazdach,
– w ilościach, dla których ADR nie wymaga oznakowania jednostki transportowej tablicą barwy pomarańczowej, o której mowa w 5.3 ADR.

Jeśli uczestnik przewozu towarów niebezpiecznych nie złoży do końca lutego do Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego (WITD) zestawienia rocznego ładunków niebezpiecznych powinien liczyć się z karą, która została przewidziana w ustawie o przewozie towarów niebezpiecznych. Wysokość sankcji jest uzależniona od czasu określanego jako długość zwłoki.

Taryfikator uwzględnia opóźnienia:
– krótsze niż 14 dni: 200 PLN,
– dłuższe niż 14 dni: 2000 PLN,
– dłuższe niż trzy miesiące: 5000 PLN.

Co istotne, sprawozdanie można złożyć osobiście, wysłać pocztą albo przesyłką kurierską. W przypadku wysyłki liczy się data nadania.