Rozliczanie czasu pracy kierowcy to coś więcej niż odczytanie danych z tachografu i zsumowanie godzin spędzonych za kierownicą. Przy ustalaniu wynagrodzenia trzeba uwzględnić również inne czynności wykonywane podczas przewozu, obowiązujące normy czasu pracy, pracę w porze nocnej oraz ewentualne godziny nadliczbowe. Błędy w jednym z tych obszarów mogą prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia pensji.
Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy kierowca pracuje do późnych godzin wieczornych, kontynuuje trasę w nocy, a po zakończeniu jazdy zajmuje się jeszcze rozładunkiem lub dokumentacją. Sam zapis tachografu nie daje wówczas odpowiedzi na wszystkie pytania związane z czasem pracy i wynagrodzeniem.
Czas jazdy a czas pracy kierowcy – ważna różnica
Podstawowym aktem prawnym regulującym czas pracy kierowców w Polsce jest ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 477).
Zgodnie z art. 6 tej ustawy czas pracy obejmuje nie tylko prowadzenie pojazdu, ale również inne czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego. Należą do nich między innymi załadunek i rozładunek, nadzór nad tymi czynnościami, czynności spedycyjne, obsługa pojazdu oraz niezbędne formalności administracyjne.
Do czasu pracy mogą być zaliczane również określone okresy oczekiwania na załadunek lub rozładunek. Znaczenie ma między innymi to, czy przewidywany czas oczekiwania był znany kierowcy przed rozpoczęciem tego okresu.
Nie każdy postój oznacza jednak czas pracy. Trzeba ustalić, jakie czynności wykonywał kierowca, czy pozostawał do dyspozycji pracodawcy oraz czy miał możliwość swobodnego dysponowania swoim czasem.
Dlatego prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowcy wymaga zestawienia danych z tachografu z pozostałą dokumentacją. Zarejestrowany czas jazdy nie jest bowiem równoznaczny z całym czasem pracy, a liczba godzin spędzonych w trasie nie przesądza jeszcze o liczbie nadgodzin.
Praca w nocy: nie chodzi wyłącznie o dodatek do wynagrodzenia
Praca w porze nocnej ma znaczenie zarówno przy ustalaniu wynagrodzenia, jak i przy kontroli limitów czasu pracy kierowcy.
Zgodnie z art. 2 pkt 6a ustawy o czasie pracy kierowców pora nocna na potrzeby ustalania czasu pracy obejmuje cztery godziny pomiędzy godziną 00:00 a 07:00. Konkretny przedział ustala pracodawca zgodnie z przepisami.
Jeżeli praca jest wykonywana w tak określonej porze nocnej, zastosowanie ma art. 21 ustawy. Zgodnie z tym przepisem czas pracy kierowcy nie może przekraczać 10 godzin w danej dobie.
Ważne jest to, że limit dotyczy czasu pracy, a nie wyłącznie czasu prowadzenia pojazdu. Jeżeli po zakończeniu jazdy kierowca wykonuje czynności związane z rozładunkiem, obsługą pojazdu lub dokumentacją, należy uwzględnić je przy ustalaniu czasu pracy.
Dodatek za pracę w nocy a limit czasu pracy
Pory nocnej określonej w ustawie o czasie pracy kierowców nie należy utożsamiać z porą nocną, za którą przysługuje dodatek do wynagrodzenia na podstawie Kodeksu pracy.
Zgodnie z art. 151⁷ § 1 Kodeksu pracy pora nocna obejmuje osiem godzin pomiędzy godziną 21:00 a 07:00. Konkretne godziny obowiązujące u pracodawcy powinny wynikać z przyjętych zasad organizacji pracy.
Natomiast art. 151⁸ § 1 Kodeksu pracy przewiduje dodatek za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Przy rozliczaniu kierowcy trzeba więc odrębnie ustalić, czy praca w nocy powoduje zastosowanie szczególnego limitu czasu pracy oraz czy pracownikowi przysługuje dodatek za godziny przepracowane w porze nocnej.
Nie można automatycznie przyjąć, że oba rozliczenia obejmują identyczny przedział godzin. Nie należy również uznawać każdej godziny pracy nocnej za nadgodzinę. Są to odrębne kwestie, które trzeba oceniać na podstawie właściwych przepisów.
Nadgodziny kierowcy – kiedy przysługują?
Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące kierowcę normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy.
Nie wystarczy zatem porównać liczby godzin przepracowanych podczas jednej trasy ze standardowym ośmiogodzinnym dniem pracy. Trzeba uwzględnić system czasu pracy, obowiązujący rozkład oraz okres rozliczeniowy.
Znaczenie ma również art. 20 ustawy, który określa zasady wykonywania pracy nadliczbowej przez kierowców. Przepisy wskazują między innymi sytuacje, w których praca taka jest dopuszczalna, oraz zasady ograniczania jej wymiaru.
Przy ustalaniu należności za nadgodziny trzeba uwzględnić również Kodeks pracy, w szczególności art. 151¹ dotyczący wynagrodzenia i dodatków za pracę nadliczbową oraz art. 151² regulujący możliwość rekompensowania takiej pracy czasem wolnym.
W zależności od okoliczności dodatek za nadgodziny wynosi 50 proc. albo 100 proc. wynagrodzenia. Możliwe jest również rozliczenie pracy nadliczbowej czasem wolnym na zasadach określonych w przepisach.
Nie każda dodatkowa godzina oznacza więc automatycznie taki sam dodatek do pensji. Najpierw trzeba ustalić, czy rzeczywiście doszło do pracy nadliczbowej, a następnie określić sposób jej rekompensaty.
Jeden dzień pracy, kilka odrębnych ustaleń
Wyobraźmy sobie kierowcę, który rozpoczyna pracę wieczorem. Prowadzi pojazd w nocy, następnie oczekuje na rozładunek, wykonuje czynności związane z dokumentacją i kończy pracę później, niż pierwotnie planowano.
W takim przypadku nie wystarczy sprawdzić, ile godzin pojazd pozostawał w ruchu. Trzeba ustalić, które czynności stanowiły czas pracy, czy kierowca wykonywał pracę w porze nocnej w rozumieniu właściwych przepisów, czy został zachowany limit czasu pracy oraz czy powstały godziny nadliczbowe.
Dopiero po dokonaniu tych ustaleń można przeanalizować wynagrodzenie i należne dodatki. Bez znajomości rozkładu czasu pracy, rodzaju zatrudnienia i pełnej dokumentacji nie można z góry przesądzić wyniku rozliczenia.
Właśnie na tym etapie mogą pojawić się rozbieżności między ewidencją czasu pracy a naliczonym wynagrodzeniem. Nie każda rozbieżność oznacza naruszenie przepisów, ale jeżeli może wpływać na wysokość należnych świadczeń, wymaga wyjaśnienia.
Ewidencja czasu pracy kierowcy musi odzwierciedlać rzeczywistość
Art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców określa zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy. Może ona opierać się między innymi na zapisach wykresówek, wydrukach i plikach pobranych z karty kierowcy oraz tachografu, innych dokumentach potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanych czynności, a także rejestrach sporządzonych na ich podstawie.
Istotne jest nie tylko samo posiadanie dokumentacji, ale również to, czy pozwala ona odtworzyć rzeczywisty przebieg pracy. Ewidencja powinna umożliwiać ustalenie czasu pracy i sprawdzenie, czy prawidłowo zastosowano obowiązujące normy oraz zasady rozliczenia.
Dla przewoźnika oznacza to konieczność weryfikowania nie tylko danych z urządzeń rejestrujących, lecz także dokumentów dotyczących czynności wykonywanych przez kierowcę poza samą jazdą.
Jeżeli kierowca ma wątpliwości co do wysokości wynagrodzenia, warto przeanalizować nie tylko pasek płacowy, ale również ewidencję czasu pracy i dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia.
Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowcy zaczyna się od ustalenia rzeczywistych czynności i czasu ich wykonywania. Dopiero później można zastosować odpowiednie przepisy i ocenić, czy wynagrodzenie zostało naliczone zgodnie z prawem.
Masz wątpliwości dotyczące rozliczenia kierowcy?
Jeżeli nie masz pewności, czy czas pracy kierowców w Twojej firmie jest prawidłowo ewidencjonowany, a wynagrodzenia i dodatki naliczane zgodnie z obowiązującymi przepisami, warto to sprawdzić.
W rozliczeniach kierowców szczegóły mają znaczenie. Czasem wystarczy dokładniej przeanalizować ewidencję, aby wyjaśnić wątpliwości lub wychwycić błąd, zanim stanie się przyczyną poważniejszego problemu.
Jeśli masz pytania dotyczące rozliczania czasu pracy, nadgodzin czy pracy w porze nocnej, skontaktuj się ze mną. Chętnie przyjrzę się problemowi i postaram się pomóc.
PUBLIKACJA NA ZAMÓWIENIE
