Pierwszą kalibrację tachografu, należy wykonać w terminie maksymalnie 14 dni licząc od dnia zarejestrowania pojazdu. Data wykonania kalibracji, która poświadczona jest tabliczką instalacyjną tachografu oraz zabezpieczeniem plombą z naniesionymi cechami warsztatu, zachowuje swoją ważność przez okres 24 miesięcy, licząc od dnia jej wykonania. Każdą kolejną kalibrację (przegląd okresowy) tachografu należy wykonywać cyklicznie w odstępstwie czasu co 24 miesiące lub po zaistnieniu jakiejkolwiek awarii zespołu tachograf – pojazd. Przy każdej legalizacji serwis tachografów umieszcza tabliczkę pomiarową, na której znajdują się różne informacje, w tym właśnie data ważności. Jest ona umieszczana w widocznym miejscu najczęściej w samym tachografie lub na wewnętrznej stronie słupka przy drzwiach kierowcy.
Mimo, że za okresowe przeprowadzanie kalibracji odpowiada pracodawca, to w przypadku kontroli, która ujawni pod tym względem nieprawidłowości na kary narażaj się nie tylko on sam. Mandat karny nałożony na kierowcę może wynieść do 200 zł, z kolei wobec firmy zostanie wszczęte postępowanie o nałożeniu kary w wysokości 1000 zł. Grzywna w wysokości 2000 zł grozi też zarządzającemu transportem, czyli osobie odpowiedzialnej za flotę oraz właściwe użytkowanie pojazdów i innych urządzeń.
Musimy również mieć na uwadze, że to kierowca robi na co dzień wydruki z tachografu i widzi wklejkę, na której jest data kalibracji. I dlatego coraz częściej zdarza się, że przewoźnik zobowiązuje go w regulaminie pracy lub umowie do informowania o zbliżającym się terminie następnej kalibracji.
